E-mailen dør – her er dens afløser

Fem grunde til at email er noget bras. Et godt dansk Alternativ, Podio. Og en fransk mastodont, der har set skriften på væggen. Min analyse fra dagens udgave af Politiken. Læs her (lettere tilrettet for at få pointer, der gik tabt i papir-redigeringen tydeligere frem).

Mange troede, det rablede for Thierry Breton, chefen for den franske it-kæmpe Atos, da han forleden annoncerede, at firmaet vil afskaffe brugen af interne e-mail. Helst med det samme og senest om to år. De 80.000 medarbejdere, der sidste år omsatte for 35 milliarder kroner, må fremover klare sig med chat, samarbejdsværktøjer à la Facebook og gode, gammeldags møder.

Nok er Breton langt fremme. Men han er ikke alene. Virksomheder som Intel og Deloitte har tidligere eksperimenteret med ‘mailfri fredag’. Og det er ikke mere end en måned siden, at en kampagne ville have hele verden til at holde en hel dag e-mail-fri – den 11/11 2011.

Der er mindst fem gode grunde til denne e-mail-skepsis. Læs dem her – og hør om et nyt dansk system af den slags, Breton vil sætte i stedet.

1. E-mail er en tidsrøver
Atos-medarbejderne mailer i gennemsnit hver uge mellem fem og 20 timer og håndterer 200 e-mail om dagen. Ofte er de – som så mange andre e-mail-slaver – online langt ud på aftenen for at holde indbakken ren. Og til ringe nytte: Kun 10 procent af de mange mail viser sig rent faktisk at være vigtige, fortalte Breton tidligere i år.

Og så er tallet reelt endda lavere, for omtrent 90 procent af den samlede mailstrøm er allerede fanget som spam og sorteret fra af mailsystemerne. Sådan er det i hvert fald, hvis du ser på de i alt 107.000 milliarder e-mail, der gik gennem det globale mailsystem sidste år.

2. E-mails dur ikke i komplekse situationer
E-mail er breve, der er blevet sat strøm til. Og det er noget hø. Noget af det smukke ved papirbreve er nemlig, at de, fordi de er besværlige at skrive, helt naturligt sendes i begrænsede mængder til en endnu mere begrænset mængde modtagere.

I elektronisk form ændrer dette sig radikalt: Alle kan sende til alle. Og gør det. Ofte med et par ekstra som cc – for en sikkerheds skyld.

Situationen forværres af, at fortidens hierarkiske arbejdsdelinger er gået fløjten siden papirbrevets storhedstid. Jo mere kompleks din virksomhed er, jo flere sender du til. Deraf den megen larm.

3. E-mail fremmer vrøvl
Alt taler for, at det er lang tid, siden du sidst har modtaget en klar og præcis mail. Alt for ofte er det hverken klart, hvilken problemstilling der har fået skribenten i blækhuset, hvem der forventes at gøre hvad, og om mailen haster eller kan blive liggende i en uge uden at tage skade.

Bøvlet skyldes ikke, at denne verdens kontormus er specielt dumme. Det skyldes e-mailen selv. Dens store blanke indholdsfelt lokker langt de fleste i uføre og en mental friteksts-stil-tilstand, ja faktisk kræver e-mailen en næsten overmenneskelig struktur og skrivedisciplin for rigtigt at fungere.

4. E-mail giver dokumentkludder
“Se hvad jeg har skrevet” skriver mange, og vedhæfter et nyt Word-dokument til emailen. “Hvad synes I?” Hvorefter fem forskellige svarer i hver deres mails, mens to sender hver deres rettede version af selve dokumentet retur. Overblikket fordamper for samtlige involverede, mens den stakkels forfatter kæmper for at holde orden i spaghetti-gryden. Og det er emailens skyld: når dialogen atomiseres i dokument, den oprindelige mail og seperate svar er det som at bede om at alt skal forkludres.

5. Kunderne får deres egen kanal
Breton’s e-mail-forbud gælder kun mail internt i Atos. Kunder må gerne maile. Og de besvares pænt. Dels fordi kunden altid har ret. Og dels fordi det ikke er her, det store tidsspilde ligger.

Podio – det danske alternativ
I stedet for den e-mail, han afskaffer, vil Breton have personlige møder, chat og facebookagtig dialog. Om han har fundet et system hertil, fortæller historien ikke noget om.

Hvis ikke, skulle han måske slå et smut omkring Podio på Vesterbrogade i København, en to år gammel og 25 mand stor iværksættervirksomhed, der med en ‘facebook for virksomheder’ vil ændre den måde, firmaer verden over arbejder på.

Her vil Breton kunne se et system, hvor du ikke sender mail. Du laver faglige opdateringer og skriver noter, linker, liker og kommenterer. Og alle dine kolleger kan se, hvad du laver, hvis de kigger efter – helt uden indbakketerror.

Du kan stadig tippe navngivne personer eller sende direkte beskeder, men bøtten er vendt på hovedet: Med mail udvælger og kontrollerer du selv, hvem der skal have din besked. På Podio er den som udgangspunkt åben for alle, der er interesserede.

Podios særlige slagnummer er apps, som du laver selv eller henter og tilretter i deres app store. Det skal, siger de, være lettere at lave en rejseafregningsblanket i Podio, end det er i Excel. Lettere at indkalde til et møde, end det er i Outlook. Lettere at holde styr på milepæle og deadlines end i en kalender. Og alt skal ske i Podio, så arbejdet selv og kommunikationen om arbejdet flyder sammen. Så atomiserede spaghettigryder undgås.

Podio mener selv, at det virker. Hos dem selv eksempelvis er indbakkerne faktisk halvtomme. Nyhedsbreve og kundemail dumper stadig ind. Men den interne puls ligger i Podio. Og kunderne virker glade.

Podio er ikke alene på markedet. Faktisk er der glødende konkurrence derude. Men de er danske, har selvtilliden i orden og har 4 millioner dollar (22 millioner kr.) fra amerikanske investorer og et nyåbnet kontor i San Francisco at gøre godt med. Breton burde kigge forbi.

(Artiklen kan også læses på Politikens hjemmeside)

Comments

  1. Email har en række svagheder, som du rigtigt påpeger i analysen. Men der var jo en grund til at Google Wave – som var et langt bedre bud på en mailafløser end Podio – faldt til jorden med et dundrende brag.
    Email har nemlig også en lang række helt indlysende styrker – hvoraf to er de vigtigste:
    1) ALLE – som i ALLE – kan finde ud af at sende en email.
    2) ALLE – som i ALLE – har en emailadresse.
    De to styrker trumfer alene alle mail-konkurrenterne.
    Samtidig overdriver analysen jo også svaghederne. For mig – og jeg tror, vi er mange som har det på samme måde – er email simpelt hen livlinen. Det er så langt den vigtigste arbejdsmæssige kommunikationskanal – og vil vedblive med at være det i mange, mange år.
    Jeg har været tilknyttet mange forskellige webprojekter, hvor man har forsøgt sig med projektsstyringssoftware af forskellig slags – det har sjældent fungeret optimalt, fordi det er utroligt svært at ændre folks arbejdsvaner. Emailen er velkendt og ved hånden – den når frem og man får svar – som regel meget hurtigt.
    Så – email har svagheder – men det er så langt det bedste kommunikationsværktøj, vi har i dag.

  2. Hej Ole,

    Det kan godt ske at jeg sætter email’ens bagdele en lille smule på spidsen. Men pointen holder: email er født med en række svagheder, der blotter den og tigger og beder bedre alternativer. For det er ikke rigtigt at ALLE – som i ALLE – kan finde ud af at maile. Faktisk er der mange som måske nok rent teknisk kan finde ud af at trykke på send-knappen men ikke finde ud af hvornår den skal sendes, hvad der skal stå i den eller hvem den skal sendes til.

    Hvis det endelig skal være tror jeg at Facebook er lettere at bruge end mail. Om ikke andet, så fordi hele kommunikationssituationen er så meget tættere på dig, end mailens noget distancerede indbakkebetjeningspanel, som i langt højere grad lader dig fumle rundt i blinde.

    Kan Podio klare hvad Google Wave ikke kunne? Det synes jeg faktisk er et godt spørgsmål. Og selvom jeg selv var enormt optaget af Wave, dengang den kom frem, oplevede jeg aldrig rigtigt at se det fungere. De havde, tror jeg, taget fem skridt for meget på samme tid. Podio er i sammenligning konceptuelt meget, meget lettere at forstå. Kan du Facebook’e kan du også Podio’e. Det er en dejlig tryg fornemmelse. Modsat Wave.

    mvh

    Jon